Begrotelijke projecten?

Een onderzoek naar financiële overschrijdingen bij projecten 

“We staan met regelmaat met de rug tegen de muur” Raadsleden gemeente Tilburg 

Bij de gemeente Tilburg wordt bij projecten met regelmaat extra krediet gevraagd bovenop het oorspronkelijk door de gemeenteraad goedgekeurde krediet. De Rekenkamer Tilburg onderzocht hoe financiële overschrijdingen bij projecten ontstaan, of de gemeenteraad tijdig is geïnformeerd en hoe financiële overschrijdingen voorkomen kunnen worden. De Rekenkamer Tilburg heeft daarop financiële overschrijdingen bij een aantal projecten [1] geanalyseerd.

Enkele opvallende bevindingen; het ontbreekt aan een eenduidige definitie van het begrip ‘overschrijding’ en overschrijdingen van oorspronkelijke kredieten kunnen diverse oorzaken hebben:

• De verwachte kosten van een project zijn bepaald op basis van een onvolledige inschatting van de werkzaamheden en/of materialen.
• Er worden zaken over het hoofd gezien, zoals noodzakelijke grondwerkzaamheden of problemen bij de sloop van bestaande bebouwing.
• Er worden (ook door de gemeenteraad!) nieuwe wensen en eisen toegevoegd nadat het project al is gestart.
• Kostenstijgingen als gevolg van niet beïnvloedbare factoren zoals een onverwachte prijsstijging van materialen, of aan faillissementen van aannemers.

De Rekenkamer Tilburg concludeert dat de informatievoorziening aan de gemeenteraad over de financiële risico’s tijdens de uitvoeringsfase van de beschouwde projecten, in onvoldoende mate adequaat is geweest. Er zijn kredieten goedgekeurd zonder dat de gemeenteraad goed geïnformeerd was over de risico’s tijdens de uitvoering en de dekking van de kosten (met name langjarige kosten die een substantiële last op de begroting vormen).

De Rekenkamer Tilburg doet aanbevelingen om financiële overschrijdingen bij projecten zoveel mogelijk te voorkomen:

• In de startfase dient de gemeenteraad aan de voorkant een goed inzicht te krijgen in het gehele project inclusief de afwegingen met betrekking tot voorbereidingstijd en startmoment.
• Werk het project zoveel mogelijk uit voor de start. De scope moet helder zijn met een volledige planning.
• Voorkom dat tijdens de uitvoering van het project de ambities verruimd worden. In geval van samenwerking met een private partij betekent dit contractaanpassing waar de gemeenteraad goedkeuring aan moet geven.
• De gemeenteraad dient bij ieder project een zo volledig mogelijke doorrekening te ontvangen of, als dat niet mogelijk is, dient er een grotere reserve boven het uitvoeringskrediet ingebouwd te worden waarmee tegenvallers kunnen worden gecompenseerd.
• Ga pas over tot de kredietaanvraag na het afsluiten van de ontwerpfase. Dit kan zichzelf later terugverdienen als minder extra kredietbijstellingen noodzakelijk zijn.
• Substantiële meerjarige financiële consequenties moeten bij projecten duidelijk en volledig gepresenteerd worden, tezamen met het raadsvoorstel voor het uitvoeringskrediet.

[1] Burgemeester Stekelenburgplein, Brug Den Ophef, Buurthuis Jeruzalem, Busstation, LocHal, Fietsenstalling Heuvel, Fietstunnel Stappegoor en Kernwinkelgebied.