Werkwijze
DE STAPPEN IN HET ONDERZOEK
Bij elk onderzoek worden de volgende stappen doorlopen:
- keuze van een onderwerp,
- start van het onderzoek,
- gegevensverzameling,
- informatie-analyse, eventueel nader onderzoek en ambtelijk hoor en wederhoor,
- beleidsanalyse en bestuurlijke hoor en wederhoor,
- publicatie en nazorg.
1. Keuze van een onderwerp
Onderwerpen worden gekozen bij het vaststellen van het jaarlijkse onderzoeksprogramma, aangeboden aan de gemeenteraad vóór 1 april van dat jaar. De actualiteit kan soms een reden zijn om af te wijken van het programma.
2. Start van het onderzoek
Een onderzoek start met een schriftelijke aankondiging bij de gemeenteraad, het college en het hoofd van de betrokken dienst of instelling; een afschrift gaat naar de Auditcommissie, de Raadsgriffie en evt. de externe accountant. Deze aankondiging bevat tevens een verzoek tot aanwijzing door het college van de verantwoordelijke wethouder casu quo de eerstverantwoordelijke dienst/ambtenaar welke laatste tevens als contactpersoon en coördinator gaat optreden tussen de ambtelijke organisatie en de Rekenkamer. De aankondiging wordt eveneens gedaan op de website (www.rekenkamertilburg.nl). Voor ieder onderzoek wordt een onderzoeksplan gemaakt inclusief vraagstelling en onderzoeksaanpak. Dit onderzoeksplan kan bij de start met (een vertegenwoordiging) van de raad of de accountant besproken worden voor verdere aanscherping. Afhankelijk van het onderwerp kan de Rekenkamer – rekening houdend met het beschikbare budget en de gemeentelijke aanbestedingsregels – een onafhankelijke externe deskundige inschakelen.
3. Gegevensverzameling
In deze fase worden de benodigde gegevens verzameld over het beleidsdoel, beoogde effecten en prestaties, ingezette instrumenten en ter beschikking gestelde middelen en daadwerkelijk ingezette middelen, geleverde prestaties en bereikte effecten.
De Rekenkamer maakt zoveel mogelijk gebruik van reeds voorhanden zijnde gegevens via bijvoorbeeld dossier- en documentenonderzoek, waar nodig/wenselijk wordt aanvullend empirisch materiaal verzameld (interviews en enquêtes). Indien er voldoende informatie is verzameld om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden, wordt een nota van bevindingen met onderzoeksresultaten of een rekenkamerbrief opgesteld.
4. Informatie-analyse, eventueel nader onderzoek en ambtelijk hoor en wederhoor
In deze fase wordt getoetst of de informatie juist en volledig is. Zo nodig zullen aanvullende gegevens worden opgevraagd bij de contactpersoon en coördinator, of zal de Rekenkamer zelf nader onderzoek doen. De Rekenkamer kan de nota van bevindingen (of delen daarvan), dan wel de rekenkamerbrief (of delen daarvan) aan de verantwoordelijke ambtenaren versturen met het verzoek om binnen twee weken schriftelijk te reageren in geval van feitelijke onjuistheden of onvolledigheden. Alsdan worden correcties verwerkt. De betrokken ambtenaren worden geïnformeerd over de wijze waarop dat gebeurd is en het ontwerprapport of ontwerprekenkamerbrief wordt vastgesteld.
5. Beleidsanalyse en bestuurlijke hoor en wederhoor
De Rekenkamer toetst de ingezette middelen en wat daarmee gedaan en bereikt is aan hetgeen beoogd was, beoordeelt de doelmatigheid en doeltreffendheid en gaat na of verbeteringen mogelijk zijn. Zo nodig maakt de Rekenkamer hierbij door hoorzittingen of anderszins gebruik van de aanwezige kennis, deskundigheid en ervaring binnen de gemeente dan wel van buiten. Deze analyse wordt vertaald in conclusies en eventueel aanbevelingen in de bestuurlijke nota voor het ontwerprapport of in de ontwerprekenkamerbrief. Het ontwerprapport, dat wil zeggen de bestuurlijke nota én nota van bevindingen, wordt vastgesteld door de Rekenkamer en kan worden voorgelegd aan het college met het verzoek om binnen drie weken een bestuurlijke reactie te geven. De bestuurlijke reactie wordt dan integraal in het eindrapport opgenomen. De Rekenkamer zendt het eindrapport naar de raad, met een afschrift naar het college. Bij een rekenkamerbrief zal de Rekenkamer het verzoek om een bestuurlijke reactie niet per definitie doen. Het is aan de Rekenkamer om een afweging te maken of het college in het ontwerp stadium van de rekenkamerbrief een reactie wordt gevraagd.
6. Publicatie en nazorg
De Rekenkamer maakt het eindrapport openbaar met een bijeenkomst, met een persbericht en op de website (www.rekenkamertilburg.nl). Met de gemeenteraad zijn afspraken gemaakt over de wijze van behandeling. De Rekenkamer volgt of de aanbevelingen waartoe is besloten door de raad, daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Hierover rapporteert de Rekenkamer afzonderlijk via het jaarverslag. Mogelijk volgt op basis hiervan een doorwerkingsonderzoek door de Rekenkamer.